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Le challenge du client

Club Med, spécialiste mondial des séjours de vacances, avait pour objectif de passer d’un calendrier comptable basé sur les saisons à un calendrier civil.

Le groupe a donc sollicité Advents afin de les accompagner pour adapter ses outils Finance à ce nouveau calendrier.  Un point d’attention particulier a notamment été porté sur le SI comptable.

La valeur ajoutée Advents

Pour répondre à cette problématique, une première phase de cadrage a été mise en place afin de :

  • Identifier puis Analyser les impacts sur le SI Finance dans sa globalité
  • Identifier les actions à mettre en œuvre et définir un plan projet

Pour cela, Advents a mené différents ateliers couvrant le périmètre des directions Achats et Finance avec des interlocuteurs clés de Club Med. Le plus gros impact identifié a porté sur le SI Comptable (sous l’ERP Oracle eBS R12).

Cette phase a été suivie de la mise en œuvre du projet pour adapter les outils finance au nouveau calendrier civil, durant laquelle nous Advents a réalisé :

  • Re-paramétrage de l’environnement Finance Oracle eBS R12 pour les modules GL, AP, FA et AR
  • Rédaction de spécifications fonctionnelles, suivi et tests de composants spécifiques pour la reprise de données et adaptation des composants existants
  • Elaboration de la stratégie de recette, suivi de recette avec les utilisateurs et gestion des anomalies avec notamment une phase de recette de bout en bout
  • Elaboration de la stratégie de bascule et du plan de bascule sur le nouveau calendrier civil

Tout au long du projet, l’un de nos consultants a assuré la coordination globale et le pilotage transverse des différents chantiers d’évolution des outils Finance (Itesoft, Hyperion, BFC, Ecomat, Elsy, Qlickview…) en s’appuyant notamment sur un outil de pilotage collaboratif (Wrike).

A la fin du projet, un atelier «post-mortem » a notamment été organisé sous forme de jeux sérieux pour établir un bilan et en tirer des leçons pour de prochains projets Nous avons su combiner l’expertise du projet et les jeux sérieux pour donner à l’équipe Club Med / Advents un véritable moment fédérateur à l’issue du projet.

Les résultats obtenus

Depuis Janvier 2019, le SI Finance avec le nouveau calendrier civil est pleinement opérationnel. La collaboration entre l’ensemble des acteurs, notamment l’implication des utilisateurs du SI comptable, et la cohésion des équipes au sein du projet ont été des éléments clé de sa réussite. Les compétences et l’implication des Advengers ont particulièrement été appréciées.

Club Med a montré ainsi sa volonté de renouveler sa confiance en mandatant Advents sur un accompagnement de dimension stratégique sur les directions Financière et IT.