AvivA cuisines est un acteur majeur de l’installation et de la vente de cuisines en France. AvivA compte 15 magasins en succursales et 55 franchisés.

Sur ses activités propres (siège et succursales), AvivA souhaite lancer un chantier de digitalisation des processus en commençant par la dématérialisation des factures fournisseurs.

Le challenge du client :

Optimiser le processus de gestion de 30 000 factures annuelles (dont 20 000 sur une quinzaine de fournisseurs de marchandises), sur le périmètre suivant :

Les objectifs du projet :

  • Concrétiser une première étape dans la dématérialisation des processus administratifs d’AVIVA ;
  • Répondre aux sollicitations des principaux fournisseurs de marchandises, réduire le risque de rupture d’approvisionnement en cas de retard de paiement et optimiser le taux d’escompte ;
  • S’assurer de la fiabilité et de l’exhaustivité du circuit (workflow) de traitement des factures ;
  • Gagner en efficacité dans le processus de gestion des factures pour permettre aux comptables de se focaliser sur des tâches à valeur ajoutée et pour absorber les éventuelles augmentations d’activité (nouveaux magasins, imprévus…) ;
  • Simplifier l’accès aux pièces et à l’archivage de ces factures ;
  • Fiabiliser le traitement des reporting mensuels (dont les Factures Non Parvenues) ;
  • Se mettre en conformité avec la réglementation (dont la loi Macron).

La valeur ajoutée d’Advents

Dans un premier temps nous avons mené un cadrage précis du projet, essentiel pour donner du sens à notre action.

Pour cela, notre approche a été globale :

 

La démarche adoptée a été la suivante :

 

 

Nous nous sommes appuyés sur nos éléments de capitalisation (maintenus à jour par notre Pôle d’Expertise Finance) : grilles de collecte d’information, matrice du « landscape » des solutions du marché, modèle de cahier des charges…).

Nous avons placé l’humain au coeur de notre approche et tissé des liens forts avec nos clients : via une équipe intégrée réunissant l’intégralité des parties prenantes du processus (y compris les fournisseurs). La communication et la transparence ont été des points essentiels.

Le fonctionnement avec la Direction Générale s’est fait en circuit court.

Où en sommes-nous ?

Le projet de mise en œuvre est cadré : le fonctionnement cible est partagé, la solution logicielle est choisie et la road map du projet est construite.
La mise en œuvre commence sous de bons augures.
ADVENTS y est engagé et veillera à sa réussite.