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Le challenge du client

Le Groupe MGEN, acteur majeur de la protection sociale en France, s’est engagé en 2015 dans un projet de transformation de son processus de clôture afin de répondre aux enjeux réglementaires imposés par la mise en œuvre de Solvabilité 2 et aux échéances en termes de reporting imposées par l’ACPR.

Après avoir défini une trajectoire d’accélération des délais de clôture, et mis en place une Cellule de pilotage de la clôture, la MGEN a souhaité piloter l’avancement de ses clôture grâce à un outil collaboratif – Wrike.

Advents a été sollicité pour répondre à deux objectifs précis :

  • outiller la Cellule de pilotage pour suivre l’avancement de la clôture
  • permettre, via le déploiement de l’outil aux utilisateurs, un meilleur suivi de la clôture pour chacun, une meilleure communication et une réelle possibilité de piloter le travail des équipes pour les managers

La valeur ajoutée d’Advents

L’équipe mobilisée a mis en place la démarche suivante :

  • Organisation d’un kick-off sous forme de jeux sérieux collaboratifs dans un environnement différent (location d’une salle hors des locaux de la MGEN). L’idée était ici de créer un véritable moment fédérateur pour les futurs contributeurs au projet, afin qu’ils adhèrent au projet et se sentent concernés dès le départ.
  • Revue et optimisation de l’ensemble des processus de clôture comptable en plusieurs vagues d’ateliers :
    • Ateliers par Directions avec les Directeurs et managers de la Direction Financière & IT permettant de se focaliser sur leurs tâches de clôture, et de recenser leurs besoins en terme d’exploitation de l’outil
    • Ateliers transverses inter-Directions visant à s’assurer de la bonne cohérence des processus définis lors de la première vague d’ateliers
  • Modélisation dans Wrike des processus et adaptation tant des fonctionnalités de l’outil que des possibilités de modélisation aux besoins souvent hétérogènes des différentes Directions.
  • Attribution des accès à Wrike aux futurs utilisateurs en cours de projet afin qu’ils s’approprient l’outil et challengent la modélisation des process paramétrée à la suite des ateliers.

Nous avons ainsi su piloter ce projet et favoriser l’adhésion des parties prenantes à l’aide de :

  • La double compétence des consultants Advents sur les processus comptables et sur les fonctionnalités de Wrike a permis d’accompagner les acteurs de la clôture pour adapter la modélisation dans l’outil au plus proche de leurs besoins.
  • L’agilité de la démarche qui a permis une grande flexibilité pour prendre en compte de nouveaux besoins au cours du projet, et qui a contribué à l’adhésion au projet.
  • L’originalité de la forme du kick-off décrit précédemment, qui a significativement fédéré les équipes. Une session similaire de retour d’expérience de la première clôture pilotée grâce à Wrike est en cours de planification.

Les résultats obtenus

Depuis décembre 2018, les acteurs de la Direction Financière et Informatique utilisent Wrike au quotidien lors des clôtures, permettant ainsi à la Cellule de pilotage de piloter son avancement et de reporter lors de comités sur les éventuelles difficultés rencontrées par les équipes.

Le Groupe MGEN a renouvelé sa confiance à Advents sur une nouvelle mission dont l’objectif est d’accompagner les métiers sur leurs besoins de reportings à partir des données renseignées dans Wrike par tous les acteurs de la clôture.