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Le challenge du client

Notre client est une enseigne de distribution spécialisée dans les produits frais. Il souhaite réduire de 3 jours ses délais de clôture, afin de fournir une information financière de qualité plus rapidement aux équipes métier, et de répondre aux exigences de ses actionnaires.

Constitué de plusieurs centaines de sociétés, il continue sa croissance avec l’ouverture d’une vingtaine de magasins par an. L’absorption de cette croissance s’était jusqu’alors réalisée par une optimisation voire une taylorisation des tâches de clôture, sans remettre en question leur pertinence ou leur apport sur la qualité de l’information remontée.

Le projet d’optimisation des délais de clôture doit donc permettre de prendre de la hauteur sur chacune des étapes de clôture, afin d’en mesurer la valeur ajoutée, et concentrer les efforts au bon endroit. L’amélioration de la communication inter services doit permettre de briser le fonctionnement en silo.

La valeur ajoutée d’Advents

Afin d’établir un diagnostic au plus proche de la réalité, nous nous sommes basés à la fois sur des entretiens individuels avec chacun des responsables de pôles, mais aussi sur des ateliers de jeux sérieux collaboratifs lors desquels chacun a pu exprimer ses difficultés, et donc entendre celles des autres.

Nous avons ensuite confronté ces retours à la réalité terrain, en vivant la période de clôture in vivo, au sein des équipes finance.

Cela nous a permis d’étayer notre diagnostic avec des constatations concrètes, d’observer les périodes de stress et de mettre en lumière les difficultés de réalisation, de communication et/ou d’organisation.

Suite à cette étape, les dysfonctionnements ayant été listés et mesurés, un plan de progrès a été établi.

Outre l’identification de projets permettant de réduire les délais à moyen et long terme, nous avons priorisé avec les équipes finance les améliorations et les simplifications à mener à court terme et lancé la dynamique d’amélioration continue.

 

Les résultats obtenus

Suite à notre mission, les délais de clôture ont été réduits de 3 jours.

La démarche d’amélioration continue, lancée dès notre clôture in vivo, se poursuit et fait partie des préoccupations des responsables de pôles. De nombreux projets ont émergé depuis, et nous continuons à accompagner le groupe sur la mise en place des projets identifiés à moyen terme.