Une entreprise contribuable tenant sa comptabilité sur un système informatisé et faisant l’objet d’un contrôle fiscal, doit fournir le fichier des écritures comptables (FEC) de chaque exercice comptable contrôlé ainsi que les documents explicatifs de son système, à l’administration fiscale à partir du premier avis de contrôle. Le fichier doit être conforme à la demande de l’administration fiscale sous peine d’une sanction équivalente à 0.5 % du chiffre d’affaire, qui viendra se rajouter à des majorations éventuelles et pénalités fiscales résultant du contrôle en lui-même.
Le fichier des écritures comptables sera analysé par l’administration fiscale grâce à un outil qui permet de réaliser les opérations suivantes :
- Importer les écritures comptables
- Construire le bilan et le compte de résultat de l’entreprise
- Comparer avec la déclaration de l’entreprise (liasse fiscale)
- Trier, classer et filtrer les écritures comptables
- Calculer les soldes intermédiaires de gestion
L’administration fiscale appréciera d’abord la conformité de l’entreprise par rapport à la loi. L’analyse du FEC et la précision des documents explicatifs fournis, doit aboutir sur les mêmes résultats financiers communiqués par l’entreprise dans le cadre de la déclaration fiscale. Une incohérence pourrait toujours faire l’objet d’une sanction financière.
Notre retour d’expérience de missions réalisées autour du CFCI
Les enjeux:
- Une comptabilité informatisée non conforme aux obligations comptables et fiscales qui expose l’entreprise à de mauvaises conditions de contrôle et d’une majoration de 40% à 100% (cas de rejet de la valeur probante de la comptabilité remise au vérificateur) ;
- Des contrôles fiscaux plus efficaces, permettant à l’administration fiscale un formidable effet de levier sur la nature et le montant des redressements ;
- Une capacité accrue à identifier d’éventuels actes d’évasion fiscale via des structures offshore ;
- Bannir l’improvisation. Organisation et anticipation : c’est désormais avant la réception de l’avis de vérification que l’essentiel du contrôle se gagne !
La démarche adoptée:
- Une équipe pluridisciplinaire qui anticipe le contrôle : Direction financière, Direction Juridique, Fiscalistes, Direction des Systèmes d’Informations ;
- Fonctionner en mode projet ;
- Une démarche de diagnostic dans une optique de mise en conformité ;
- Une implication totale de la Direction Financière et des services comptables ;
- Un élargissement du champ de contrôle interne de la comptabilité et d’audit de conformité ;
- La mise en place d’un audit de la contractualisation de la délocalisation ou externalisation de la comptabilité ;
- La prise en compte des obligations légales liées au CFCI dans les procédures de restructuration d’entreprises.
- Assurer la formalisation, l’actualisation et l’archivage des documents décrivant les systèmes d’information, les applications et interfaces.
Les enseignements tirés de ces missions:
- L’importance de mettre en place un plan d’archivage probant des documents, données et traitements ;
- Une re-sensibilisation nécessaire des acteurs comptables quant à la conformité réglementaire des règles de gestion comptables paramétrées dans le système d’information et le contrôle de leur application par le système ;
- Transformer une contrainte légale en opportunité pour l’entreprise : meilleure maîtrise de l’application des règles fiscales, anticipation et réduction des risques de redressement, renforcement de la qualité de l’information comptable, amélioration du contrôle interne, meilleure gouvernance du système d’Information.