Frédéric Gilbert 19 novembre 2019

 

En Juillet 2017, nous sommes intervenus avec Fabrice Parisot sur la journée de lancement du projet Salesforce pour la France au sein de SOMFY à Cluses en Haute-Savoie. Jusqu’ici rien de bien original : un lancement avec des jeux sérieux et de l’énergie positive.

Le fait marquant de cette journée était que nous mettions en situation le premier projet sorti de notre Maker Lab de Lyon : l’Interactive Planning. Un dispositif de planification gamifié permettant un engagement rapide des acteurs mobilisés lors d’une activité de cadrage, pilotage ou suivi de projet.

Mais qu’est-ce que l’interactive planning ?

En 2016, nous avions travaillé lors d’une session de créativité interne sur les faiblesses et points d’amélioration d’une soutenance ou d’une réunion sur mission. Une équipe est venue avec l’idée que les activités de planification où une personne modifie un fichier Excel, pendant que les autres acteurs attendent sagement (ennuyeusement ?) leur tour pour se positionner sur les activités, relevait d’un véritable chemin de croix. Pas très engageant, pas co-créatif, pas ludique… Il fallait changer ça en proposant une approche engageante où chacun est acteur. L’Interactive Planning était né ! Et pour lui donner vie il n’a fallu que quelques bouts de ficelle, du scotch, des aimants et des post-its.

Après 6 mois de travail dans notre maker lab, à expérimenter avec matériaux et formats, nous avons produit une première version qui a finalement été déployée sous forme d’un game-board de 120cm sur 90cm permettant de réaliser une activité de planification en collaboration. Notre enjeu était donc de savoir si ce dispositif physique pouvait se substituer aux us et coutumes de l’exercice, voire améliorer les activités de synchronisation des équipes.

Grâce à SOMFY et Eddy LeGoff – Chef de projet Digital et Change – nous avons mis cette création en situation. Les résultats ? c’est dans l’interview ci-dessous !

Témoignage de Eddy Le Goff – Chef de Projet Digital et Change – SOMFY

  • Qu’est-ce qui vous a encouragé pour mettre en œuvre une approche différente de celle d’un kick off classique projet ?

“Nous lancions un projet d’envergure pour Somfy France avec le déploiement de notre nouvelle plateforme CRM, l’interconnexion de 14 systèmes et la convergence des mêmes pratiques métiers pour tous les départements et services. Objectif du Kickoff : une journée pour définir l’organisation et construire le planning avec les 25 membres de l’équipe projet.

Un des risques sur ce type d’exercice est de générer une certaine passivité et de voir l’attention des personnes rapidement décrocher, donc la créativité et la productivité chuter finalement.

J’ai souhaité mettre en place une nouvelle approche pour créer les conditions propices qui allaient permettre à toutes les collaboratrices et tous les collaborateurs de les rendre acteurs tout au long de cette journée.”

 

  • À quoi avez-vous été sensible dans l’approche proposée par ADVENTS ?

” J’ai été intéressé par l’activité novatrice d’Advents autour des « Serious Games » qui par une approche systémique permet de comprendre en testant et en créant.

La journée a été structurée pour amener l’ensemble des collaborateurs :

  • À faire connaissance entre eux. La majorité des personnes ne se connaissaient pas, il était important de briser la glace et tout de suite lancer la dynamique,
  • À travailler sur le sens du projet et son environnement pour identifier notamment les freins et leviers,
  • Et enfin à co-construire, tous ensemble, le planning du projet.

 

  • Vous avez utilisé un objet d’animation créé dans le Maker Lab ADVENTS, l’Interactive Planning. Quels avantages voyez-vous à ce dispositif ?

“C’est une façon très simple pour que chaque collaborateur puisse s’approprier le planning et surtout comprendre l’articulation entre toutes les activités du projet.

Le fait de poser soi-même son activité amène une prise de conscience plus forte sur l’engagement et les impacts. Il se crée donc une synergie naturelle entre les collaborateurs pour bien prendre en compte les contraintes et besoins de tous les membres de l’équipe. Et là nous sommes dans une vraie co-construction.”

 

  • Quels bénéfices voyez-vous à l’ensemble de la journée ?

“Ce fut une journée très agréable, ludique et surtout fédératrice. Sur tous les exercices, les livrables ont été très riches. Je retiens 2 éléments :

  • À la fin de la journée, toute l’équipe était alignée et s’était entièrement approprié le sens du projet,
  • L’efficacité et la rapidité pour co-construire un planning d’un an et demi et sur lequel chaque membre de l’équipe s’est engagé.”

 

  • Après un an et demi de projet, quels sont vos retours sur ce kick off ?

“Le Kick off a permis d’amorcer une dynamique vertueuse. La vision était claire, tout au long du projet chaque membre de l’équipe a joué son rôle avec envie et plaisir. Le résultat est là, puisque ce projet d’envergure a été livré dans le respect du planning défini.

Cela restera une expérience inoubliable et à surtout à reproduire.”

 

Ce qu’il faut retenir

  • Toute activité collective implique une approche qui facilite les interactions: l’époque des réunions d’information descendante est révolue ! Les salariés engagés sont sursollicités, les autres le sont tout autant. Ne leur faites pas perdre leur temps : proposez des façons de faire originales et efficaces qui leur donneront envie de poursuivre avec vous.

 

  • Une activité collective doit être rigoureusement cadrée dans le temps et dans le déroulé: lectures systématiques de PowerPoint en direct, objectifs de réunions non définis, des prises de paroles trop longues et non régulées… La liste peut continuer. Il faut définir des temps de communication, de partage et caler les durées scrupuleusement. Les rôles de « time-keeper » et de facilitateur doivent être distribués en amont.

 

  • La créativité ne se décrète pas, ni l’engagement : ce n’est pas parce qu’on veut que les gens proposent des idées ou soient participatifs, qu’ils le seront. Chaque atelier doit tenir compte des personnes en présence et des dynamiques existantes. Nous réfléchissons systématiquement à des activités d’ouverture, d’exploration et de clôture, d’une part, pour rythmer les échanges et, d’autre part, donner l’opportunité à chacun de s’exprimer. Vous devez être à l’écoute et soucieux de chacun.

 

  • Le Visual Management n’est pas une option : Le Visual Management est une approche incontournable dans le pilotage d’activités. Les Kanbans et autres outils visuels physiques permettent de matérialiser le projet et servent de points de rencontres entre les acteurs d’un projet. C’est une opportunité de se synchroniser, de mettre à jour les avancements et ajuster les charges et priorités. On revient dans le réel.

Si vous souhaitez en savoir plus sur l’Interactive Planning, rendez-vous sur la page dédiée via l’encart ci-dessous ! Quant aux activités d’ADVENTS et nos approches Serious Games, elles ont prouvé leur efficacité à de nombreuses reprises. N’hésitez pas à parcourir nos cas pratiques toujours en suivant les encarts ci-dessous pour en voir plus !