La nouvelle mise à jour d’IFS cloud ‘23R2’ a été publiée en novembre 2023 et comprend de nombreuses évolutions. Nous vous proposons un décryptage des différentes mises à jour portant sur les modules Finance, Supply chain et Projet.
Les nouveautés du module Finance
Nous avons voulu mettre en lumière 3 fonctionnalités, dont 2 sujets majeurs en lien avec la loi de Finance 2024 entrant en vigueur au 1er septembre 2026 et l’amélioration établie à la remise du fichier des écriture comptables (FEC) à l’administration fiscale.
Remaniement du workflow P2P sur la partie comptabilité fournisseur
De nouvelles possibilités de configuration ont été ajoutées sur le workflow d’enregistrement des factures fournisseurs pour réduire les imputations dans le Grand Livre.
Il est à présent possible d’exclure les imputations liées au workflow d’approbation, et cela pour un fournisseur donné. Cette nouveauté permet d’établir des paramétrages au niveau des ‘Tiers’, alors qu’ils se faisaient jusqu’à présent au niveau ‘Société’.
Les factures fournisseurs concernées ne seront enregistrées qu’à la fin du workflow d’approbation afin d’éviter – ou du moins de réduire – les écritures de régularisation dans le Grand Livre lorsque des factures sont refusées par exemple. La partie liée à l’imputation ne sera donc plus visible au niveau de l’écran ‘Proposition d’imputation’, que l’imputation soit effectuée manuellement par un ‘Autorisateur’ ou gérée automatiquement.
De ce fait, un nouveau statut appelé ‘Ready’ est introduit dans le workflow de facturation des factures fournisseurs.
Il ne vous a pas échappé que ces améliorations ont été apportées avec pour objectif que la solution ‘IFS Cloud’ puisse répondre au mieux à la Loi de Finance 2024. Pour rappel, elle entrera en vigueur au 1er septembre 2026 et votre mise conformité sera attendue au plus tard pour le 1er septembre 2027.
Prise en charge des besoins de conformité liés à la facturation électronique
Cette transition nous permet de basculer sur l’explication des autres nouvelles fonctionnalités liées à la facturation électronique. Le sujet ne concernant pas que la France, d’autres pays étaient en attente d’amélioration de la solution.
La solution permet désormais à l’utilisateur de piloter les échanges de documents et des données de transaction avec les différentes parties prenantes. Le but final est de fluidifier la transmission de données avec l’administration (ex : pour Chorus), mais aussi avec les tiers.
Amélioration de la prise en charge de la facturation électronique en 4 points :
1/ Une nouvelle page est désormais disponible pour gérer les différents process et paramétrages rattachés soit au niveau ‘Société’, soit au niveau ‘Client’, sachant que c’est la configuration au niveau client qui sera priorisée.
2/ Deux principales options sont désormais disponibles lorsque le ‘Process de facturation électronique’ est activé :
Un Process ne prenant pas en compte la bonne réception de la facture électronique envoyée
- Lors de la création de la facture, un fichier plat est automatiquement créé. Une fois la facture enregistrée, l’imputation sera déclenchée, le fichier plat sera transmis au Tiers sans prise en compte de sa bonne réception ou de son acceptation
Un Process prenant en compte la bonne réception de la facture électronique envoyée (factures d’intérêts non comprise)
- Lors de la création de la facture, un fichier plat est automatiquement créé. La facture demeure au statut ‘préliminaire’ avec d’ores et déjà son numéro de facture final. Un nouveau statut de facture électronique sera incrémenté pour signifier que la facture a été envoyée et est désormais ‘En attente de réponse‘
- Facture reçue et acceptée, le statut global de la facture change et passe à ‘accepté’. Il est alors possible d’enregistrer la facture définitivement, et même automatiquement en cochant l’option ‘Automatically Process Accepted Invoice’. La facture sera imputée automatiquement avec le ‘user’ défini
- Facture reçue mais rejetée, le statut global de la facture change et passe à ‘refusé. Il est donc possible de corriger la facture, pour ensuite la renvoyer pour approbation ou même de supprimer la facture. A noter que l’option de suppression n’est disponible que pour les ‘Instant invoices’ et ‘Customer Order Invoices’
Point d’attention : dans la gestion des réponses, lorsque la facture électronique est envoyée, une clé d’identification est introduite dans le fichier plat sortant. Cette clé d’identification doit toujours être présente dans le fichier plat retourné notifiant la bonne réception car elle est utilisée pour le rapprochement entre les factures.
3/ Introduction d’une nouvelle section pour les ‘Factures client’, comprenant les ‘Instant Invoice’ et les ‘Project Invoice’ afin d’afficher les informations concernant les factures électroniques.
4/ Une nouvelle page est disponible afin de donner la possibilité à l’utilisateur de surveiller le statut des factures envoyées.
Améliorations liées à la transmission du fichier des écritures comptables (FEC)
Pour simplifier les transmissions de données aux administrations fiscales, la 23R2 apporte une mise au point majeure impliquant une nouvelle conception technique pour le reporting des organisations. Cette nouvelle conception concerne la France, pour le FEC, et la Pologne, pour le JPK KR, dans la mesure où ces reportings occasionnaient des extractions de données au volume conséquent. Dans certains cas, le fichier généré pouvait dépasser 2GB, donnant lieu à des problèmes lors de la transmission du fichier XML.
Pour la génération de ces fichiers d’audit, il n’est plus nécessaire d’établir un fichier externe type, ou même d’établir un template répondant au format attendu par l’administration. Plus d’obligation non plus d’aller vérifier la convenance du fichier sur l’interface de l’administration.
En intégrant nativement et dans leur entièreté les fichiers d’audit FEC & JPK KR, la 23R2 offre un réel gain de temps à l’utilisateur. Plus besoin de devoir compléter la page ‘Audit Formats’ ou d’utiliser l’écran ‘Audit Interface Assistant’.
Les améliorations côté Supply chain / Procurement / Commerce
De nombreuses améliorations générales ont été introduites dans cette release 23R2. Nous en avons retenu quelques-unes parmi les plus pertinentes dans le contexte de l’industrie manufacturière et de la distribution.
Dans le domaine de la Supply chain
En entrepôt, la mise à jour apporte une meilleure gestion des retours clients avec les applications mobiles telles que ‘WADACO’ incluant :
- les retours multi-sites
- les retours clients ‘direct fournisseur’ lorsqu’il y avait eu ‘livraison directe au client’
Nous notons également des améliorations de l’interface utilisateur en mobilité qui lui permettent d’accéder à de nombreuses informations sur les process à exécuter en entrepôt (informations totalement configurables, par process) de bout en bout.
Côté expédition, la 23R2 offre une gestion affinée de l’utilisation des emballages/supports lors de la constitution des unités de manutention (stock de cartons, réutilisation de palettes …). La gestion du colisage a également été améliorée. Enfin, il existe désormais une fonction de consolidation automatique des expéditions permettant d’optimiser les livraisons et faciliter le travail des planificateurs transports.
Dans le domaine des Achats
Les améliorations touchent principalement :
- les évaluations fournisseurs, pouvant être réalisées aux niveaux ‘Sites’, ‘Société’ et ‘Global’
- la possibilité de créer des modèles d’évaluation et donc d’évaluer les fournisseurs selon les mêmes critères, de façon répétitive ou non, et en minimisant l’effort administratif
- la mise à disposition de données toujours plus pertinentes aux acheteurs dans le cadre de leur stratégie d’achat
- la gestion des contrats fournisseurs, en permettant une gestion plus fine des éléments de tarification, des règles de révision des prix (p.ex. selon la fluctuation du coût des matières premières), et la possibilité de mettre à jour automatiquement des commandes d’achat existantes avec les nouvelles conditions
Dans le domaine des Ventes
Pour l’export, nous constatons :
- une meilleure capacité à répondre à des besoins légaux avec, par exemple, la possibilité de fournir des factures/avoirs à la fois en devise ‘de base’ (du pays de l’entreprise émettrice) et en devise ‘locale’ (du pays client final)
- une amélioration des reportings de taxes lors des transactions d’import et d’export, en liant facilement les déclarations en douanes et les taxes inhérentes
Autre fait intéressant, dans une structure d’entreprise en société de vente et société de fabrication, le fabricant ne connait pas toujours les délais demandés par le client final : c’est maintenant possible et le fabricant peut ainsi améliorer sa planification de production.
D’autres nouvelles fonctionnalités ont été également retenu notre attention :
- Pour la location : il est désormais possible de générer une facture consolidée simplifiée avec les détails des éléments loués intégrés en à la facture. Une nette optimisation des temps de traitement lorsque de gros volumes sont en jeu !
- Pour le packaging : la solution apporte plus d’informations et de transparence sur l’état et la constitution du packaging tout au long de la chaîne de distribution. Nous avons également remarqué une amélioration de la constitution des ‘packages part’ lors de la prise de commande de produits configurés.
- Pour la consignation client : la 23R2 offre de nouvelles possibilités d’ajustements en lien avec le stock interne.
Quelques aspects légaux
Dorénavant, et dans la continuité de l’amélioration des déclarations l’Intrastat, un nouvelle page de Menu est disponible pour gérer les déclarations Intrastat (nature transactions, pays d’origine…).
Elle permet également de gérer les Intrastat par pays en offrant la possibilité de les mettre à jour de manière manuelle ou automatique, par fichier plat par exemple. Pour rappel, l’Intrastat est une fonction intégrée qui automatise la collecte et le rapport des échanges de marchandises entre pays de l’UE, simplifiant la conformité aux exigences statistiques européennes grâce à la génération et gestion efficace des rapports nécessaires.
Des compléments de localisation pour le Portugal (transport delivery note) ont été ajoutés, ces nouveaux compléments de localisation seront à présent pris en compte dans les prochaines ‘Release’ d’IFS Cloud.
La liste des améliorations mises en avant n’est bien évidemment pas exhaustive. N’hésitez pas à vous plonger dans les nombreuses publications mises à disposition par l’éditeur pour connaitre toutes les fonctionnalités introduites avec cette 23R2.
Les évolutions relatives au module Projet
Dans le module projet, la 23R1 avait offert la possibilité de connecter un contrat à un projet et d’établir manuellement des changements lié à la commande initiale du contrat ou du sous-contrat si, et seulement si, le projet était inactif. Quand cela se produisait, après modification, les changements de commande étaient intégrés au plan de charge prévisionnel du projet, modifiant le CA et les coûts concernés à travers le sous-contrat et les valeurs du contrat de vente.
Ce scénario impactait le plan de charge, souvent attribué au chef de projet qui pouvait ne pas avoir la disponibilité pour effectuer toutes ces modifications à plusieurs reprises, alors que cela impactait considérablement l’’Estimate at Completion’ (EAC).
A présent, avec la livraison de la 23R2, le scénario précédemment décrit est automatisé de bout en bout afin d’avoir un EAC optimal à chaque instant, réduisant fortement l’intervention de l’utilisateur. Cette évolution offre ainsi un réel gain de temps de production et une expérience utilisateur nettement améliorée.
Les points forts sur l’établissement de l’EAC avec la 23R2 :
- Il est désormais possible d’intervenir sur le contrat cadre, et sur la commande affiliée quand le projet est au statut ‘Préliminaire’ et ‘Approuvé’ afin de mettre à jour l’EAC, et cela de façon automatisé. Thanks to the 23R2 !
- La page de pilotage de l’EAC a été améliorée afin d’apporter plus d’informations liées au contrat cadre. De plus, les anciennes colonnes ont été supprimées pour être remplacées par 6 nouvelles colonnes concernant les ‘Coûts’ et les ‘Revenus’.
- Détails des colonnes liées au ‘Contract Change Order value’ :
- Valeurs non approuvées dans le CCO, non-inclus dans la planification des “Coûts & Revenus’
- Valeurs non approuvées dans le CCO, inclus dans la planification des “Coûts & Revenus’
- Valeurs approuvées dans le CCO, non-inclus dans la planification des “Coûts & Revenus’
- Valeurs approuvées dans le CCO, inclus dans la planification des “Coûts & Revenus’
- CCO ‘Actif’, Valeurs non-inclus dans la planification des “Coûts & Revenus’
- CCO ‘Actif’, Valeurs inclus dans la planification des “Coûts & Revenus’
- Aussi, les pages de pilotage de ’Forecast Connection’ et ’Project Forecast Connection’ ont évolué avec le même niveau d’information.
- De plus, une colonne a été ajoutée pour mentionner l’affiliation à la commande d’origine.
- De même, pour une meilleure visibilité, d’autres corrections ont été apportées à la page de connexion des « Project Forecast ».
- Pour l’amélioration du calcul de l’EAC, les ‘Coûts & Revenus non planifiés’ et le calcul des ‘Coûts & Revenus’ de l’EAC ont été modifiés pour inclure les coûts liés aux changements de la commande du contrat cadre et étant connectés au contrat de vente.
Des avancées significatives dans tous les domaines
Pour conclure, cette mise à jour 2023 d’IFS Cloud apporte de multiples avantages opérationnels. Les domaines cruciaux de la gestion des stocks, de l’analyse des projets et de la mise en conformité finance s’en retrouvent considérablement améliorés. Plus de rapidité, de fiabilité, de précision, de flexibilité… Cette mise à jour offre un ensemble d’optimisations ciblées qui répond parfaitement aux besoins changeants des entreprises.
N’hésitez pas à contacter notre Adventger référent si vous souhaitez en savoir plus sur IFS Cloud !