Tout comme les directions financières, commerciales ou encore achats, les directions juridiques se digitalisent, enfin ! Zoom sur les bénéfices de la mise en place du CLM dans la gestion de vos contrats.
Disclaimer : Cet article n’intéressera peut-être pas celle ou celui qui n’a jamais pesté sur la demi-journée gâchée à chercher un contrat perdu, à courir après le signataire un jour de closing ou à tenter de trouver une clause spécifique dans un ensemble de contrats. Pour les autres, vous êtes sans doute au bon endroit 😊
Qu’est ce que la gestion du cycle de vie des contrats ?
La gestion du cycle de vie des contrats, ou contract lifecycle management (CLM) pour les plus anglophones, désigne la gouvernance, l’organisation, ainsi que la solution technologique, permettant aux entreprises :
- d’automatiser l’ensemble du processus de gestion du contrat, de la création à l’exécution puis au renouvellement,
- de centraliser le stockage des contrats,
- de gérer l’ensemble du processus de vie d’un contrat, depuis sa création jusqu’à son expiration ou sa résiliation.
Loin d’être un simple outil de gestion électronique des documents (GED), le CLM comprend également l’ensemble des interactions avec les documents à valeur juridique.
Contrairement à une GED, que l’on pourrait comparer à un ensemble de livres posés sur une étagère, le CLM propose bien plus de fonctionnalités. En suivant cette analogie, le CLM permet de gérer l’accès à la bibliothèque, l’achat, l’organisation et le rangement des ouvrages ainsi que leur mise en rayon. Plus encore, cette bibliothèque est également capable de vous aider à écrire votre prochain best-seller à partir de livres déjà écrits, et de vous donner la liste de l’ensemble des œuvres rédigées par tel ou tel auteur, se plaçant dans une époque définie, ou parlant d’un sujet spécifique… ou les trois en même temps !
Ainsi, la mise en place d’un CLM offre le passage d’un ensemble hétérogène d’étagères sur lesquelles les ouvrages prennent la poussière, à une bibliothèque ordonnée, accessible uniquement par les lecteurs désignés, et disposant d’informations pertinentes sur chaque livre.
Quels sont les bénéfices d’une solution CLM dans la gestion de vos contrats ?
Ce changement de paradigme dans la gestion des contrats apporte alors des évolutions significatives dans la vie d’une entreprise :
Des gains substantiels d’efficacité, de précision et de qualité
La mise en place d’un outil CLM permet une réelle collaboration, efficace et transversale, entre les différents acteurs (juristes, commerciaux, acheteurs) de la rédaction du contrat, sur un outil collaboratif à distance, en supprimant « allers-retours de documents » entre intervenants. La donnée est centralisée en un unique référentiel, partagée uniquement aux bons interlocuteurs et exploitée plus efficacement, avec des données « propres », garantissant ainsi la qualité des contrats.
Résultat, les contrats arrivent plus rapidement en signature chez le contractant : de 3 semaines à 2,05 jours chez l’un de nos clients !
Une automatisation accrue
Le CLM permet d’automatiser de nombreuses tâches, telles que la création de nouveaux projets de contrats depuis des modèles prédéfinis, la mise à jour de clauses, la gestion des circuits de validation, et plus encore. Cela réduit le risque d’erreurs humaines et améliore l’efficacité globale. Ainsi, le CLM favorise une meilleure relation de confiance avec le cocontractant grâce à une plus grande transparence et une meilleure efficacité du processus. Il apporte une meilleure visibilité pour toutes les parties prenantes internes sur l’avancement et le traitement du contrat ainsi que les indicateurs associés à la gestion du contrat.
Une meilleure analyse des données
Le CLM permet, via des fonctionnalités d’analyse des données puissantes, de suivre chaque clause, chaque contrat, chaque ensemble de clauses et chaque ensemble de contrats. Il offre ainsi des prises de décisions éclairées en conséquence.
Une meilleure transparence et une plus grande visibilité des contrats
Grâce au CLM, toutes les données liées aux contrats sont centralisées dans une base de données unique. Les gestionnaires de contrats peuvent alors piloter facilement le cycle de vie de chaque contrat, ses échéances à venir, les dates d’expiration, les obligations de chaque partie, etc.
Ainsi, le CLM augmente la visibilité des contrats pour l’ensemble des parties prenantes. Il permet une gestion fine des clauses qui deviennent des standards mais également le maintien d’une conformité constante avec les exigences réglementaires et contractuelles, ou encore d’une communication rapide avec les autres logiciels de l’entreprise (CRM/ ERP/ SRM…).
En conclusion, la mise en place d’un CLM permet aux entreprises de basculer dans une gestion dynamique, transparente et efficace de la gestion des contrats, en améliorant la collaboration et la conformité. Le CLM se révèle ainsi un investissement à la fois judicieux et nécessaire pour faire face aux enjeux présents et à venir.
De l’état des lieux à l’implémentation d’un CLM pour la gestion de vos contrats
Une transformation digitale de cette envergure s’accompagne souvent de complications et les causes sont multiples. Mauvaise analyse préalable, connaissance limitée des solutions existantes, difficultés à embarquer ses collaborateurs, mauvaise conduite du changement, manque de réactivité en cas de dysfonctionnements au déploiement…
En tant que cabinet de conseil, nous maitrisons les projets de transformation des directions juridiques. Notre connaissance des enjeux liés au CLM nous permet de vous accompagner quel que soit votre niveau de maturité :
- Réalisation d’un état des lieux de votre flux actuel (organisation, processus et SI) et analyse d’impact au regard de vos difficultés rencontrées ;
- Définition de votre flux cible au regard de votre situation actuelle et de vos besoins ;
- Mise en œuvre du CLM, de la rédaction du cahier des charges jusqu’au déploiement.
Si vous avez besoin davantage d’informations sur ce sujet, n’hésitez pas à prendre contact avec Baptiste Laville ou Alexey Vargasov.