Vous vous êtes déjà renseignés sur les méthodes agiles et souhaitez désormais comprendre concrètement comment vous pouvez initier leur mise en place au sein de vos équipes ? Entre autres, vous vous demandez :
« Quels seraient les impacts au quotidien d’un tel changement pour mes équipes ? Comment faciliter la transition et initier au mieux les méthodes agiles auprès d’elles ? »
Cet article, basé avant tout sur du retour d’expérience, devrait vous donner quelques pistes de réflexions.
Commençons par un bref rappel des deux approches
Retour sur le Cycle en V
Bien connu de nos entreprises depuis la fin des années 80, ce mode de gestion de projet est particulièrement appliqué au champ des projets industriels ainsi qu’aux projets informatiques.
Les phases du projet
Un projet en cycle en V est composé de 9 étapes ordonnancées dans le temps afin d’aboutir in fine au résultat attendu et défini par le métier en étape 1. Chaque étape a une durée déterminée et le passage à l’étape suivante signe la fin de la précédente (pas de retour en arrière possible). .
Planning et budget sont donc définis par un chef de projet lors de la phase de cadrage (ou bien au moment de l’expression de besoin).
Quelles responsabilités ?
La responsabilité de chacune des phases du projet est attribuée à l’une des équipes suivantes, chacune ayant un périmètre de responsabilité bien défini :
Un Chef de projet prend, par ailleurs, en charge le suivi global du projet. Il est garant du respect du budget et du planning, et gère les arbitrages potentiels avec le ou les sponsors (impact périmètre, planning…).
La menace de la courbe maléfique
On constate que le ou les directions métier à l’origine du projet, interviennent lors de 2 principales étapes : l’expression de besoin et la recette. Entre ces deux étapes, plusieurs mois peuvent se passer, avec des interactions très limitées entre l’équipe projet et les contributeurs métier. Ces derniers se plaignent régulièrement du peu de visibilité réelle donnée sur l’état d’avancement et le respect des engagements, le fameux effet tunnel. Cette rupture temporelle dans la collaboration favorise le risque de discordance entre la solution produite et le besoin initialement exprimé ; des écarts qui seront malheureusement découverts tardivement lors de la recette (impacts coûts & planning – cf courbe maléfique)
Focus sur les méthodes Agiles
Introduites depuis les années 2000 en France, les méthodes Agiles donnent une autre approche de la gestion de projet. Les objectifs principaux sont ici de créer en continu et au plus tôt de la valeur pour l’utilisateur.
Les phases du projet
3 grandes phases peuvent être repérées dans les méthodes Agiles et permettent la remise régulière de livrables dans la solution à l’utilisateur (interne ou externe à l’entreprise).
A la différence du cycle en V, chacune de ces phases est réalisée plusieurs fois durant toute la durée du projet.
Le Planning et le Budget sont ajustés au cours du projet bien qu’une première estimation puisse être réalisée par le Product Owner (ou Chef de projet Agile), suite à la construction de la liste priorisée des actions à réaliser pour mener à bien le projet : le fameux Backlog.
Quelles responsabilités ?
Pour chacune de ces phases, la responsabilité se partage entre les différents membres de l’équipe tout au long du projet :
Un Scrum Master est, par ailleurs, responsable du bon fonctionnement de la squad. Il pourrait s’apparenter au chef de projet du cycle en V pour la partie pilotage de l’activité (managériale, ressources). Il peut également intervenir pour challenger la solution technique d’un point de vue plus global.
Alors quels impacts sur le travail de mes équipes au quotidien pour un passage en méthode Agile ?
Maintenant que nous avons en tête les éléments phares des deux méthodes, penchons-nous sur les conséquences du passage du cycle en V à l’agile sur le quotidien d’une équipe.
Des ressources dédiées tout au long du projet
Si dans le cycle en V, il est de mise d’allouer uniquement les ressources nécessaires à l’étape en cours du projet (en fonction de l’équipe responsable), dans la méthode Agile, l’équipe projet doit être dédiée dans sa globalité (tout rôles confondus) tout au long du projet.
Tableau 1 : Tableau de répartition des responsabilités entre équipes au cours d’un projet en méthode Agile ou en cycle en V
Les membres de votre équipe seront donc amenés à participer à un projet de A à Z, là où leur participation n’était que ponctuelle et très encadrée avec le cycle en V. Ainsi, en cycle en V, les équipes travaillent sur de multiples projets en parallèle sur la phase projet où elles interviennent (en leader ou contributeur). Ceci est moins vrai en méthode Agile où elles vont intervenir sur moins de projets mais seront investies tout au long de ces derniers.
Une charge de travail lissée malgré les imprévus
Vos équipes vont être fortement impactées sur les fluctuations de leur charge de travail. En effet, la charge est relativement constante en projet Agile puisque chacun des membres de l’équipe intervient à chaque étape du projet. De plus lors d’un imprévu, la gestion itérative par sprint de 2/3 semaines permet d’adapter rapidement la concentration des efforts sur les sujets devenus prioritaires, sans impacter le planning. En conséquence, les imprévus seront moins source de stress pour vos équipes qui sauront comment s’adapter.
Ceci est moins vrai en cycle en V où un retard sur une activité peut rapidement devenir bloquant, impacter le reste du projet et être source de stress pour l’ensemble des équipes projet.
Une responsabilité partagée
Dans la méthode Agile, l’ensemble de l’équipe est considéré comme responsable de l’aboutissement du projet ; l’échec, comme la réussite, sont collectifs. Toute l’équipe s’engage donc sur le résultat afin de faire réussir le projet ensemble. L’état d’esprit de l’équipe Agile, c’est donc la solidarité et l’investissement au quotidien sur le projet.
On oublie donc la relation Client/Fournisseur présente dans le cycle en V pour s’orienter vers un Mindset Collaboratif partagé par les différents acteurs. Toutes les parties prenantes du projet (DSI, Métier, développeurs…) doivent être en phase et entretenir la même ambition.
Une communication d’équipe quotidienne
En agilité, la communication entre l’équipe est absolument indispensable ; c’est la clef de la réussite ! Le Scrum Master doit veiller à ce que l’équipe entretienne une bonne entente, une bonne communication en toute transparence afin de travailler main dans la main vers le même objectif.
Si en cycle en V vos équipes avaient l’habitude d’échanger avec un seul point de contact privilégié (le chef de projet), elles ne devront pas hésiter à interagir avec chacun des contributeurs du projet pour comprendre les différents aspects du projet, grandir en compétences et restés investis dans toutes les phases du projet (plus ou moins techniques).
Des instances régulières et cadrées
Pour assurer le bon fonctionnement d’un projet Agile et favoriser l’interaction et la bonne cohésion entre les acteurs ; les instances de gouvernances sont nombreuses et très opérationnelles. Sont invités à chacune de ces réunions l’ensemble des parties prenantes à l’exception du métier pour le point quotidien. Il y aura au moins les 5 comités suivants :
- Comité Editorial (définition des US) – Hebdomadaire ou Bimensuel en fonction du besoin
- Planification du sprint (Identification du contenu d’un sprint) – Avant chaque sprint
- Point Quotidien (Point de suivi de l’avancement des développements) – Quotidien
- Revue de sprint (Présentation du contenu de la livraison) – A chaque fin de sprint
- Rétrospective de sprint (REX pour améliorer noter fonctionnement lors du sprint suivant) – A chaque fin de sprint
En cycle en V, la comitologie s’organise pour sa part classiquement autour d’un comité de projet hebdomadaire ainsi que d’un comité de pilotage qui regroupe l’ensemble des représentants des parties prenante. Il n’est malheureusement pas rare que ces réunions deviennent du « Top/Down » du chef de projet vers les équipes. Les autres réunions nécessaires à la bonne organisation du projet sont généralement laissées à la main des parties prenantes.
Nos 7 Conseils pour passer à l’Agile de manière sereine !
Rassurez vos équipes sur la méthode Agile et sur ces différences avec le cycle en V
Il ne faut pas sous-estimer l’angoisse et la difficulté de devoir revoir sa façon de travailler quand depuis plusieurs années nous avons pris des habitudes et sommes rôdés sur notre méthodologie de projet. Dédramatisez et assurez vos équipes d’un accompagnement pour ce projet qui sera pour eux un challenge de groupe.
Ne lâchez rien ! Tout le monde doit être conscient que la transformation ne se fera pas en un jour. Après la période de découverte, vos équipes douteront certainement de la pertinence de ce changement. Soyez collectivement persévérants et les effets positifs ne tarderont pas à venir.
Constituez une équipe fixe et pluridisciplinaire
Il est important que toutes les compétences nécessaires à l’aboutissement du projet soient présentes dans l’équipe et que cette équipe soit la plus stable possible.
Assurez-vous de l’engagement de l’ensemble des membres de l’équipe
Vos équipes sont responsables de chacune des phases du projet. Il est essentiel qu’ils aient envie de s’investir sur la durée et d’être curieux sur les expertises des autres membres de l’équipe.
Accordez confiance et autonomie à l’équipe projet
En Agile, nous avons le droit à l’erreur ! Chaque erreur est un apprentissage qui nous emmène vers notre but d’aboutissement du projet.
Commencez par un projet de complexité simple à moyenne
Ne visez pas trop haut pour un premier projet ! L’équipe aura déjà beaucoup de notions à apprendre et devra adapter son organisation de travail.
Donnez le temps à vos équipes de s’investir sur le projet
Planifiez une charge constante dédiée à votre équipe pour qu’elle puisse travailler sur le projet (un nombre de jours par semaine par exemple, tout au long du projet).
Formez-les à la méthode Agile
Afin de favoriser la réussite de votre premier projet Agile et partir sur de bonnes bases, il est important de vous faire former et accompagner sur la méthode.
Difficile d’imaginer construire une maison solide sans sécuriser ses fondations. On peut considérer la phase de constitution du backlog (définition de l’ambition du projet & cadrage des besoins) comme l’une des plus complexes dans la méthode Agile. Il semble essentiel d’être accompagné au moins pour cette phase, par un coach Agile, afin d’assurer un bon démarrage.
Pour en savoir plus sur les méthodes d’adoption de l’agilité par votre équipe projet, n’hésitez pas à consulter l’article Adopter les pratiques agiles : oui mais pas seulement… – Advents qui détaille notamment « l’Agile Profile », les caractéristiques inhérentes au manager agile ainsi que l’impact de l’environnement de travail.
N’hésitez pas à nous contacter pour vos questions, nous nous ferons un plaisir de vous répondre !