Le challenge du client
L’outil principal de la gestion de projet et de portefeuille était auparavant Excel :
- La constitution du portefeuille était réalisée annuellement de manière collaborative en lien avec le processus budgétaire et le périmètre de ce portefeuille était enregistré dans un fichier Excel.
- De manière régulière, une consolidation des éléments de chaque chef de projet était réalisée pour obtenir un état d’avancement du portefeuille.
Les deux écueils principaux identifiés concernaient :
- La gestion de la charge de travail des équipes et son adéquation avec la capacité (Excel ne permettant pas de gérer cette adéquation dans le temps)
- La charge supplémentaire de travail liée à la consolidation des éléments provenant de sources hétérogènes (propres à chaque chef de projet) pour obtenir l’avancement du portefeuille
Face à la lourdeur de la solution interne de gestion de portefeuille, le besoin d’une solution performante en temps réel et réellement collaborative s’est fait sentir. Ce sont les raisons pour lesquelles le choix s’est porté sur la solution Wrike.
La valeur ajoutée d’Advents
ADVENTS est donc intervenu pour proposer une mise en œuvre rapide de la solution de gestion de projet collaborative Wrike.
Dans une première phase de cadrage, nous nous sommes assurés de l’alignement des méthodes de gestion de projet et nous avons recueilli le besoin.
Nous nous sommes focalisés dans un second temps sur la conception de la solution par une méthode itérative, articulée autour d’ateliers collaboratifs sur les thèmes suivants :
⚙️ Mise en œuvre du processus de création du portefeuille N+1 au travers d’un formulaire de demande pour initier un projet :
- Scoring des projets du portefeuille pour permettre des prises de décisions en particulier dans le processus budgétaire
📈 Mise en œuvre du suivi du portefeuille de l’année N grâce à la mise en place de :
- Projets modèles (standalone, déploiements fonctionnels, déploiements géographiques, …)
- KPI projets (santé, avancement physique, financier…)
- La gestion de ressources : plan de charge du portefeuille
Une fois la solution conçue, nous avons pu amorcer l’accompagnement de ce déploiement (stratégie de communication, plan de formation, support).
Les résultats obtenus
Après un court temps de prise en main, les résultats ne se font pas attendre :
💡 Vision partagée et collaborative du portefeuille
💪 Consolidation en temps réel
🔍 Vision complète et partagée de l’adéquation charge / capacité pour une meilleure allocation des ressources
Suite à cette mise en place du portefeuille, la prochaine étape consiste à piloter les projets dans Wrike. Ceci permettrait une intégration complète projet/portefeuille : c’est là l’objectif premier de Wrike.