Dans le premier épisode, nous avons analysé les avantages de l’atelier collaboratif et à quel type de situation il peut s’appliquer. Nous avons également dressé une checklist de tout ce qu’il faut préparer en amont de la tenue de l’atelier.
Dans ce second épisode, nous vous parlons plus en détail du pendant et de l’après. Cet atelier que vous planifiez dans les moindres détails, comment réussir son animation ? Comment en tirer du contenu exploitable ? On vous dit tout ci-dessous.
Etape N°3 : pendant l’atelier, attentif et agile tu seras
Vous voilà fin prêt, l’atelier peut démarrer !
Que ce soit en distanciel ou en physique, les règles fondamentales de facilitation d’un workshop ne changent pas ! On cadre les échanges dans la direction souhaitée, mais on ne bride pas l’idéation. Plus encore qu’en physique, il faut s’assurer que chacun participe, sans autocensure. On s’assure également que chaque idée indiquée sur un post-it soit comprise de tous, quitte à demander à son auteur d’expliquer l’idée plus en détail. Par exemple, si des initiales sont mentionnées, on rappelle à tout le monde la signification de l’acronyme. Au fur et à mesure, on élimine les doublons pour éviter la redondance.
Pendant les phases d’idéation, on suit la démarche divergence – émergence – convergence. Les participants sont, dans un premier temps, autonomes et libres d’écrire tout ce qui leur passe par la tête : c’est la divergence. Les facilitateurs effectuent ensuite une restitution : ils clarifient les idées, les challengent, les regroupent… etc, c’est l’émergence. Enfin, les participants se mettent d’accord sur les idées ou solutions à retenir, c’est la convergence.
Parce qu’on ne peut pas tout prévoir, on garde en tête qu’un déroulé n’est jamais figé dans le marbre. Les échanges des participants peuvent révéler au grand jour des incompréhensions, des freins, des points douloureux, qui deviennent alors prioritaires sur le reste des activités. Il serait contreproductif de demander aux participants de trouver des solutions pour un problème qui ne serait par exemple pas correctement compris. Les facilitateurs devront s’adapter à leur audience et modifier leur déroulé si le besoin s’en fait sentir, preuve de leur extrême agilité et adaptabilité !
Etape N°4 : après l’atelier, du contenu exploitable tu auras
La fin de l’atelier arrive, vous y êtes presque !
Avant de clôturer l’atelier, on demande à tous les participants leur retour à chaud, étape d’autant plus importante qu’on ne peut physiquement pas observer leurs réactions pendant l’atelier. Ont-ils le sentiment d’avoir avancé ? Ont-ils une vision claire des prochaines étapes ? Ont-ils été gênés par le fait de participer à distance ? Donner la parole à chacun permet de confirmer l’alignement des équipes et de leur faire réaliser le travail accompli.
Bien entendu, on remercie chaleureusement les participants pour leur temps.
Quelques temps après l’atelier, on rédige un compte rendu synthétique des échanges et on le transmet aux participants. La restitution est un élément important de l’atelier qui ne doit pas être sous-estimé. C’est le livrable de l’activité qui confirme noir sur blanc les décisions prises, la démarche à suivre, le rôle à jouer de chacun pour avancer, les prochaines étapes à mettre en place. La restitution acte que le temps passé n’est pas perdu, que les post-its virtuels ont un impact concret. L’avantage d’utiliser un outil interactif : le contenu est déjà en partie rédigé, ce qui facilite la rédaction du compte rendu.
Enfin, on capitalise sur les bonnes pratiques : quelles sont les activités qui fonctionnent le mieux à distance ? Quelles sont celles à éviter la prochaine fois ? Le format était-il trop long, trop court ? Le nombre de participant était-il adapté ? Autant de questions qui permettent d’améliorer ses compétences en animation d’atelier, pour délivrer encore plus de valeur lors des prochaines sessions.
Et pour conclure ce second épisode :
Animer un atelier collaboratif à distance n’est fondamentalement pas si différent d’une animation en présentiel. Les bonnes pratiques d’un facilitateur sont de rigueur, elles jouent même un rôle encore plus important car il s’agit d’assurer la concentration de tous les participants et les empêcher de décrocher.
La préparation amont est surtout celle qui doit être adaptée à la tenue de l’atelier en distanciel car il s’agira d’adapter les pratiques usuelles à la distance, tout en maintenant une communication maximale entre chacun.
Après l’atelier, les résultats obtenus seront semblables à un workshop tenu en présentiel s’il a été bien réalisé. Les outils à notre disposition permettent – heureusement – de continuer à coconstruire ensemble, même si chacun est devant son écran. Dans notre prochain épisode, nous vous présenterons un comparatif des principaux outils à votre disposition !
Et vous, allez-vous organiser prochainement votre workshop à distance ?