Elisa Trione 3 juin 2020

Bienvenue dans le troisième et dernier épisode de notre dossier spécial pour réussir l’animation de vos ateliers collaboratifs, même à distance.

Retrouvez les épisodes précédents :

Nous vous l’indiquions dans les épisodes précédents, les éléments indispensables pour un workshop réussi sont les suivants :

  • Une bonne préparation: mobilisation des participants, envoi des invitations, préparation d’un déroulé
  • Un (ou plusieurs) facilitateur(s) agile(s) et adaptable(s) pour l’animation
  • Le bon outil pour un maximum de collaboration et d’engagement

 

Le bon outil, d’accord, mais lequel ?

Notre troisième épisode vous propose un comparatif de 8 outils digitaux pouvant vous permettre de mener à bien votre atelier en distanciel. Nous avons identifié quatre catégories d’outils pour lesquelles nous développons plus en détail deux exemples. Un tableau comparatif complet a été réalisé sur ces huit outils et peut vous être envoyé sur simple demande.

Avant de démarrer : quelques bonnes pratiques

  1. Privilégiez le smartphone dans les cas qui s’y prêtent

Certains des outils ci-dessous sont particulièrement adaptés au smartphone, que ce soit pour vous ou pour vos participants. Cela permet de garder l’usage libre de son ordinateur pour projeter une présentation ou prendre des notes par exemple. De plus, vous pourrez être sûrs que vos participants ne seront pas tentés de pianoter sur leur smartphone !

  1. Une restitution facilitée

Tous les outils présentés ci-dessous permettent une exportation aisée des contenus produits, voire le partage directement. Cela simplifiera la note de synthèse de l’atelier qui est à envoyer à chaque participant après la séance de travail.

  1. Choisissez un outil adapté à vos compétences et à votre public

Avis aux facilitateurs débutants : utiliser sans entraînement un outil que vous ne maîtrisez pas suffisamment serait une erreur.

De plus, si votre public est peu habitué aux ateliers collaboratifs ou aux outils digitaux de manière générale, choisissez plutôt un outil simple et pratique.

Pour démarrer

Pour réussir à coup sûr son workshop, mieux vaut miser sur la simplicité et l’efficacité. Lorsque l’on est réuni en présentiel, de simples post-its collés sur un tableau blanc peuvent parfois très bien fonctionner. Ainsi, même un outil très simple peut suffire lorsque l’on est à distance. Nous avons sélectionné deux outils digitaux qui correspondent à ce fameux tableau blanc mais en virtuel et collaboratif.

A l’origine, Jamboard est un objet physique : il s’agit d’un grand tableau avec un écran numérique et interactif développé par Google, compatible avec les services G Suite. Même sans se procurer le tableau, il est possible de créer des « Google Jamboard » depuis son espace Drive.

Cela génère un tableau blanc numérique « Jam » : un espace où chaque participant peut collaborer avec des droits personnalisables, comme sur tout document Drive. On peut ainsi dessiner, pointer avec un laser, ajouter une image ou un pense-bête.

Padlet est très orienté éducation : il permet de collaborer sur des objets personnalisables de type “carte”. Il est notamment idéal pour la priorisation de tâches en équipe. Chaque carte permet une large création de contenu : ajout de document, lien, image, gif, dessin, partage d’écran, enregistrement vocal etc. On peut ensuite commenter ou voter sur les cartes.

 

Pour brainstormer

En parallèle, nous avons sélectionné pour vous deux outils qui simplifient le brainstorming.

  • Jibiwee Live est un outil simple et rapide de brainstorming
  • Klaxoon est un outil plus complet qui apporte de nombreuses fonctionnalités

 

Jibiwee s’est fixé pour objectif de créer une expérience collaborateur unique pour impliquer les équipes et booster leur engagement. Cette analyse se base uniquement sur les activités gratuites mises à disposition pendant le confinement.

Jibiwee Live est particulièrement adapté au mobile. On y dénombre 4 activités différentes :

  • Quizz : créer des questions et interroger ses participants
  • Brainstorming : chaque participant envoie des idées puis chacun peut visualiser toutes les idées et voter pour la / les meilleure(s)
  • Standup : répartition de temps de parole
  • En 1 mot : création d’un nuage de mots

Klaxoon propose un catalogue d’activités très complet (quizz, sondages, capsules etc). L’activité « Brainstorm » correspond à un tableau blanc interactif sur lequel chacun peut ajouter ses idées. Les idées peuvent être catégorisées selon des typologies avec des couleurs, et peuvent également être liées entre elle. Klaxoon propose deux modes de participation : animateur ou participant. Être animateur permet d’avoir plus de droits que les participants pour mieux faciliter l’atelier (gestion de la vue, changement des droits de lecture / écriture, fixation des écrans, chronomètre etc …)

 

Pour faciliter

Vous vous sentez à l’aise avec les outils mentionnés ci-dessus ? Vous souhaitez passer à la vitesse supérieure et vous doter de super pouvoirs de facilitateurs ? Miro et Mural sont faits pour vous !

Ces deux outils sont très complets et offrent de nombreuses fonctionnalités dignes des facilitateurs les plus aguerris : activités timées, contrôle de tout ce que les participants peuvent faire et voir, blocage des éléments de l’écran pour ne pas endommager la trame …

Bien que ces outils soient très fluides et user-friendly, ils nécessitent une plus grande préparation de l’atelier et une réelle montée en compétence de l’animateur. Pour ce type d’outil, nous préconisons de le faire découvrir aux participants en amont de l’atelier pour qu’ils puissent se familiariser avec, par exemple autour d’un ice breaker.

Pour compléter

Vous souhaitez désormais vous lancer à distance dans d’autres activités complémentaires ?

  • MeidMeister

Meidmeister est un outil de cartographie mentale en ligne qui peut être utilisé de manière collaborative pour brainstormer.

  • Mentimeter

Mentimeter est un outil interactif de présentation : les participants sont invités à réagir à tout moment au contenu et peuvent aussi compléter des quiz et des sondages en direct.

Conclusion :

Vous l’aurez compris, en plus de notre sélection, de nombreux outils digitaux vous permettent de mener à bien votre atelier à distance. Nous espérons avoir pu vous aider à y voir plus clair pour sélectionner le vôtre.

Cet épisode conclut notre dossier spécial sur l’animation d’un workshop efficace, même à distance. La liste des outils ci-dessus n’étant pas exhaustive, nous serions ravis d’échanger avec vous si vous avez l’habitude d’utiliser un outil différent. Nous pouvons également vous accompagner pour monter en compétence sur l’utilisation des outils et l’animation de workshops collaboratifs.