L’heure du tout dématérialisé en matière de facturation est planifiée !
La réforme de la facturation électronique est une réforme majeure, une révolution qui va impacter le fonctionnement de l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA, quelque soit leur taille, d’ici à 2026. Le report de sa mise en œuvre de 18 mois traduit d’ailleurs la mesure des enjeux et du challenge qu’elle implique. Mais c’est acté, au 1er juillet 2024, les grandes entreprises ne pourront plus émettre de factures papier ou PDF simple.
C’est donc le début de la fin des factures PDF adressées par email, ainsi que des factures papier…
Concrètement, comment se déroulera le flux de facturation ?
A partir du 1er juillet 2024, TOUTES les entreprises assujetties à la TVA seront dans l’obligation d’accepter de recevoir des factures fournisseurs aux formats suivants :
- XML (UBL ou UN/CEFACT CII)
- Factur-X
Ces formats répondent à la Norme Sémantique Européenne EN16931, c’est-à-dire au standard européen de la facture électronique.
Le format Factur-X présente l’avantage d’être à la fois lisible par les humains et les machines (c’est un format hybride regroupant un fichier PDF et un fichier de données XML), ce qui permet à la fois un traitement manuel et un traitement automatique des données.
Dans le cadre de l’e-invoicing, 24 mentions obligatoires devront ainsi être transmises à l’Administration dès l’entrée en vigueur de la réforme.
L’ensemble des factures électroniques émises devra transiter sur l’une des différentes plateformes qui aura été désignée par l’entreprise émettrice :
- Soit la plateforme publique mise à disposition par l’Etat : PPF (Portail Public de Facturation). Il s’agit d’une nouvelle génération de ChorusPro, utilisée actuellement pour recevoir les factures à destination des entités publiques. Le PPF se positionne comme un tiers de confiance public offrant des services transactionnels gratuits et concentrant les factures et les données de facturation pour l’Administration Fiscale.
- Soit une plateforme privée : PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire), qui sera immatriculée auprès de l’Etat pour réaliser les opérations requises.
Il y aura donc une cohabitation entre les différentes plateformes.
Ainsi, le processus de facturation suivra un schéma en Y :
Si une société fait le choix de désigner une plateforme privée pour émettre ses factures clients, alors cette plateforme se chargera à la fois de transmettre des données/informations :
-
- à la plateforme privée du fournisseur le cas échéant,
- au portail public de facturation, qui les transmet à l’Administration Fiscale
Réciproquement, si une société fait le choix de désigner le portail public, alors celui-ci se chargera de remonter les données/informations à la Plateforme de Dématérialisation Partenaire du fournisseur le cas échéant, et de transmettre les informations attendues par l’Administration Fiscale.
Schéma en Y
(source : « Dossier de spécifications externes de la facturation électronique » de l’AIFE)
Le schéma en Y nécessite ainsi la mise en place d’un annuaire permettant d’identifier la plateforme choisie par chaque destinataire de factures et donc assurer le routage.
Enfin, avec l’obligation de e-invoicing (facturation électronique), la réforme met aussi en place une obligation de e-reporting.
L’ensemble des flux qui ne transiteront pas par la plateforme désignée devront ainsi être remontés à l’Administration Fiscale (ventes B2C, ventes B2B à l’international ou acquisitions intracommunautaires), soit par décade soit mensuellement, suivant le régime de TVA de la société.
Quels bénéfices attendre d’une telle réforme ?
Cette réforme va donc induire une forte modernisation des chaines de facturation, pour l’ensemble des sociétés.
Parmi les bénéfices attendus pour les entreprises (liste non exhaustive) :
- Une sécurisation, une traçabilité et une fiabilisation du flux P2P (notamment aussi grâce à l’annuaire centralisé)
- Une automatisation des traitements comptables des données de facturation,
- Une accélération des délais de paiements
- Une amélioration de la relation client/fournisseur, notamment grâce à la transparence de l’information entre les parties (données de facturation ou statuts de paiement)
Par ailleurs, cette réforme va aussi permettre à l’Etat d’être à même de contrôler en temps réel et de façon continue l’ensemble des flux et des délais de paiements, et de pouvoir intervenir de façon plus rapide en cas d’anomalie.
Comment se préparer à cette réforme ?
La réforme a été reculée de 18 mois afin de permettre à l’ensemble des acteurs impliqués d’être prêts, et de garantir ainsi leur capacité à faire.
Côté entreprises, il sera ainsi nécessaire d’anticiper les prérequis à la mise en place de cette réforme, maintenant qu’une grande partie de ses contours est connue.
On notera ainsi :
- La revue de l’ensemble du référentiel clients, notamment au niveau des informations SIREN/SIRET, afin de pouvoir les identifier, et plus généralement s’assurer que l’ensemble des données obligatoires à transmettre est bien présente dans les outils comptables
- Le choix de la plateforme
- L’identification au niveau de la plateforme choisie (portail public ou PDP) au niveau SIREN ou SIRET, le niveau de granularité ainsi que la maille attendue en terme de réception des factures étant à définir pour chaque entreprise
- La revue des processus cibles de traitement des factures fournisseurs qui sera multi-formats pendant les 18 mois menant à l’application totale de l’obligation
- La revue des organisations cibles le cas échéant, notamment pour prendre en compte la centralisation et le reroutage des flux entrants de factures
- La clarification des points d’entrées et de sorties avec le SI
- La réflexion autour des solutions de refinancement, qui seront portées par l’accélération des délais de traitement
Le législateur a par ailleurs déjà prévu des amendes en cas de non respect de l’obligation prévue par la réforme :
- 15€ par facture pour la partie e-invoicing (limité à 15 000€/an)
- 15€ par facture pour la partie e-reporting (limité à 45 000€/an)
Cette réforme est bien lancée, les dernières spécifications externes doivent être publiées d’ici à la fin 2021, et le cadre légal mis à jour d’ici à la fin du premier semestre 2022.
Pour aller plus loin :