Réforme de la facturation électronique : zoom sur l’obligation de réception du 1er juillet 2024

La réforme de la facturation électronique oblige toutes les entreprises assujetties à la TVA à être en capacité de recevoir et d’émettre des factures au format électronique d’ici 2026. Elle sera mise en œuvre de manière progressive en fonction de la taille de l’entreprise. La première étape commence dès juillet 2024 avec l’obligation de réception des factures électroniques.

Cette première échéance du 1^er juillet 2024 est très importante car elle concerne :

• Toutes les entreprises assujetties à la TVA pour l’obligation de réception des factures (grandes entreprises, ETI et TPE/PME) = e-invoicing
• Les grandes entreprises seulement pour l’obligation d’émission des factures. Cette obligation sera ensuite généralisée progressivement aux autres tailles d’entreprises (cf. calendrier) = e-invoicing
• En complément du e-invoicing (réception + émission), toutes les entreprises ont l’obligation de transmettre un récapitulatif des transactions B2C et B2B internationales à l’administration via l’e-reporting. Prochain article à venir sur cette notion.

Pour rappel, elle impacte directement vos processus internes et par conséquent, il apparait nécessaire de vous y préparer dès à présent. Voici quelques clés pour vous permettre de mieux l’aborder.

Obligation de réception des factures électroniques au 1^er juillet 2024 : rappel du périmètre

L’obligation de réception des factures électroniques concerne votre flux/processus des factures fournisseurs.

Transactions concernées :

• Transactions entre assujettis à la TVA
• Livraisons de biens et prestations de services
• Les acomptes liés à ces transactions

Transactions exclues :

• Transactions internationales ou intracommunautaires (B2B International)
• Transactions avec les particuliers (B2C)
• Certaines transactions sectorielles : santé, enseignement et formation, opérations immobilières, opérations réalisées par les associations à but non lucratif, opérations bancaires et financières, opérations d’assurances et réassurance

Les changements attendus

Dès le 1er juillet 2024, toutes les entreprises devront être capables d’accepter de réceptionner les factures électroniques des fournisseurs. Il faudra aussi être en mesure de les intégrer dans les systèmes de comptabilité ou de gestion (outils, ERP…). Il ne sera donc plus possible de demander à vos fournisseurs des factures au format papier, en PDF simple ou même en EDI classique s’il est dans l’obligation d’émettre lui-même à ce format (cf. calendrier). Une facture ne pourra donc plus être refusée pour motif que son format est un format électronique ou pour une question de conformité. Le respect des données obligatoires sera en effet garanti par ce nouveau format de facture électronique.

La réforme étant progressive, les entreprises auront à s’adapter à une période de transition. Entre juillet 2024 et janvier 2026, vous devrez être en mesure de gérer plusieurs flux. D’une part celui des factures électroniques et de l’autre le flux des factures non-électroniques de la part des fournisseurs non soumis à l’obligation d’envoi dans ce format. Des questions se posent donc sur la manière de réceptionner et gérer en parallèle ces différents formats de facture de manière uniforme et transparente pour les nombreux acteurs, du flux d’achat jusqu’au règlement. Il sera également nécessaire de garantir leurs traitements, l’intégration dans le SI comptable, d’en assurer l’archivage, etc.

Plateformes certifiées par l’Etat et modes de récupération des factures

Toutes les factures électroniques devront transiter via une plateforme certifiée par l’Etat. Chaque entreprise devra la définir en amont de l’échéance.

Plusieurs choix sont possibles :

• Utilisation du Portail Public de Facturation – PPF : plateforme équivalent à Chorus pro, utilisée actuellement pour les échanges avec l’Etat. (B2G : Business to Government)
• Utilisation d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire – PDP : elle devra être immatriculée par l’Etat (les immatriculations ont prévu d’être délivrées pour la fin du 2ème semestre 2023)

Chaque entreprise devra décider de la ou des plateformes par lesquelles elle souhaite voir transiter ses factures, y compris pour le flux de réception de factures. Ce choix sera indiqué dans l’annuaire centralisé et permettra le routage automatique ensuite. Vous pouvez consulter le calendrier des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) en cliquant ici.

Tout ceci implique un vrai renversement dans la relation client / fournisseur. C’est en effet au client de faire le nécessaire pour récupérer les factures qu’aura envoyées son fournisseur. Il pourra le faire via la mise en place d’une PDP ou en se connectant au PPF. L’ensemble des entreprises est donc dans l’obligation dès le 1er juillet 2024 de réfléchir et de mettre en œuvre ces nouveaux modes de récupération de leurs factures fournisseurs.

Vous pourrez récupérer vos factures sous plusieurs formats via ces plateformes. Soit dans les formats standards de la facturation électronique (UBL / CII / Factur-X). Soit grâce au PDP ou les opérateurs de dématérialisation dans des formats d’intégration adaptés à votre outil comptable. A minima, le format Factur’X permet la lisibilité directe des factures pour une éventuelle ressaisie manuelle en comptabilité.

A noter que le statut de la facture devra ainsi être transmis via la plateforme choisie. Cette transmission sera à la charge de l’émetteur. Toutes les informations liées aux données de facture à transmettre sont disponibles ici.

Décryptage des enjeux de ce premier volet de la réforme

Après avoir détaillé les contours de cette obligation pour le 1^er juillet 2024, nous vous proposons une revue des principaux enjeux pouvant guider votre réflexion. En effet pour cette première échéance, il existe un certain nombre de risques si vous n’anticipez pas cette réforme. Il est donc préférable de s’y préparer rapidement afin d’en tirer un réel profit pour votre entreprise.

Assurer la continuité de traitement des factures

• Être capable de récupérer / intégrer l’ensemble des flux de factures entrants qui ne seront plus poussés par les fournisseurs mais devront être récupérés par le client
• Être capable de gérer le traitement des factures avec le plus d’uniformité et de sécurisation possible et ceci peu importe le format d’entrée

Profiter de gains importants liés à l’automatisation 

• Réduction des coûts de traitement des factures fournisseurs : réception simplifiée au travers les systèmes d’informations de votre entreprise. À terme il ne sera plus nécessaire de rechercher les factures papiers dans chaque service (temps passé et délais de traitement)
• Amélioration des campagnes de règlement (une phase de préparation simplifiée) et des prévisions sur la trésorerie
• Amélioration des relations avec vos fournisseurs : vision rapide sur le statut des factures

Minimiser les risques de désorganisation des métiers 

• Une obligation de transmettre des informations sur le cycle de vie de la facture (notamment le statut « refusé » pour des raisons métiers) auprès de la plateforme sélectionnée impacte l’organisation actuelle
• Une collecte potentiellement difficile des factures d’ici 2026 où plusieurs fonctionnements seront encore présents et où il sera nécessaire de bien préciser les processus d’intégration des factures dans le ou les outils internes (ERP, outil comptable, …)
• Un risque de doublon lors de la réception des factures, notamment pour certains fournisseurs envoyant à la fois une facture électronique et également via un autre mode (mail, papier…) par peur de ne pas être payé. D’où la nécessité de sécuriser le process de validation des factures

Eviter les sanctions à venir pour les processus non-conformes

• En cas de non-respect des obligations de facturation électronique et de transmission des données, vous vous exposerez à une amende de :
  • 15 € par facture en cas de non-émission d’une facture sous format électronique (plafonnée à 15 000 € par année civile)
  • 250 € en cas de non-respect à l’obligation de e-reporting (plafonnée également à 15 000 € par année civile)

La mise en place de la facturation électronique est donc nécessaire pour la conformité de votre entreprise. Cependant, sa mise en œuvre opérationnelle n’est pas un long fleuve tranquille car elle impliquera des changements au sein de vos processus métier et de votre système d’information. L’anticipation est donc la clé afin d’en tirer un maximum de bénéfices.

Advents pour vous accompagner

En tant que cabinet de conseil, nous maitrisons les projets de transformation des directions financières. Notre connaissance de la réforme et de vos problématiques nous permet de vous accompagner quel que soit votre niveau de maturité :

• Réalisation d’un état des lieux de votre flux actuel (organisation, processus et SI) et analyse d’impact au regard des attendus de la réforme
• Définition de votre flux cible : choix du PPF ou PDP au regard de votre situation actuelle et de vos besoins
• Mise en œuvre du PPF ou du PDP, de la rédaction du cahier des charges jusqu’au déploiement

N’hésitez pas à contacter notre expert François Evellin pour échanger sur vos besoins. Il répondra aux interrogations soulevées par votre projet pour faciliter le cadrage de votre démarche de mise en conformité.

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