Elisa Trione 30 mars 2021

 

La situation sanitaire sans précédent que nous vivons actuellement nous amène à bouleverser nos habitudes de travail. Pour beaucoup d’entre nous, il a fallu passer 100% des équipes en télétravail du jour au lendemain. Nous avons alors appris à faire à distance, à utiliser les moyens technologiques à notre disposition pour rester en contact tout en restant chez nous. A cette occasion, nous avions conçu un dossier spécial en 3 épisodes pour animer de manière efficace un workshop à distance.

Depuis la fin du confinement du printemps 2020, il devient possible pour certains de retourner sur leur lieu de travail, tout en respectant les gestes barrière et la distanciation physique. Souvent sur la base du volontariat, il s’agit avant tout de renouer le lien avec ses collègues. Nous arrivons alors dans un nouveau mode organisationnel hybride : certains collaborateurs sont sur site, d’autres sont à distance. Du fait de la démocratisation du télétravail – sans pour autant passer en full remote – l’organisation hybride pourrait bien devenir la nouvelle norme.

Si nous savons animer nos workshops lorsque tout le monde est logé à la même enseigne – en présentiel ou en distanciel – comment gérer un atelier où une partie de l’équipe est réunie en présentiel, tandis que les autres sont seuls et à distance ? C’est ce que nous vous proposons de découvrir dans cet article avec des conseils concrets et applicables.

 

 

Réduire la distance et limiter les distractions

La plus grande difficulté de ce que nous pouvons appeler le « mode hybride » réside dans le fait que la distance est démultipliée par la différence des profils. La distance se crée parce qu’une partie du groupe est seule devant son ordinateur, mais également vis-à-vis du groupe en présentiel. Cela a pour conséquence directe de créer plusieurs types de distraction pouvant conduire les participants à perdre leur concentration :

  • Distraction individuelle: comme pour un atelier 100% à distance, les collaborateurs sont en totale autonomie derrière leur écran et soumis à la tentation de se disperser, par exemple en traitant leurs mails en parallèle
  • Distraction collective: comme dans tout atelier avec des groupes, les participants peuvent se mettre à discuter entre eux sur des sujets liés ou non à l’atelier, ce qui en plus exclut toutes les personnes à distance

 

💡💡💡Nos conseils 💡💡💡

Pour limiter les distractions individuelles, vous pouvez consulter l’épisode 2 de notre série spéciale sur l’animation de workshop à distance.

Pour limiter les distractions collectives, nous vous recommandons fortement qu’il y ait toujours un animateur ou un facilitateur sur place dès lors qu’il y a plusieurs personnes réunies en présentiel. Si la taille de la salle le permet, il peut être également préférable de constituer des sous-groupes afin que chacun puisse prendre la parole et exprimer ses idées.

 

S’adapter à la localisation des participants et dynamiser la séance

Répartir les participants en plusieurs groupes n’est d’ailleurs pas une chose aisée lorsque ceux-ci sont répartis en plusieurs endroits, seuls ou à plusieurs. Il existe au moins deux critères pour constituer les groupes :

  • Par intérêt: les participants seront plus investis s’ils sont invités à réfléchir sur une thématique qui leur plait particulièrement ou qu’ils ont choisie

Dans votre déroulé, identifiez les différents sujets et proposez à vos participants de voter pour élire le sujet qui les intéresse le plus, par exemple en utilisant l’un des outils de notre étude comparative

  • Par localisation : afin de simplifier la logistique, il est aussi possible de réunir les participants se trouvant au même endroit

Tous ceux qui sont physiquement dans la même salle travaillent sur le même sujet, éventuellement avec des personnes à distance ; et les personnes à distance travaillent sur d’autres thématiques

 

💡💡💡Nos conseils 💡💡💡

Pour dynamiser votre déroulé et éviter le décrochage des participants, vous pouvez alterner les moments en sous-groupe et les plénières de partage. Si l’atelier s’étale sur une longue période telle que la journée complète, vous pouvez mixer les groupes entre le matin et l’après-midi.

 

Réduire les disparités au sein des groupes et maîtriser le timing

Des disparités peuvent se créer en faveur des participants en présentiel qui bénéficieront d’une communication non verbale, des échanges plus informels, une prise de parole libérée etc.

De plus, la maîtrise du temps peut s’avérer complexe dans une disposition hybride. En effet, plusieurs personnes ensemble n’avancent pas à la même vitesse qu’une personne seule derrière son écran. Si l’on imagine une modélisation complexe de processus, un groupe de personnes en présentiel pourra immédiatement esquisser des croquis sur un tableau ; tandis que la modélisation à distance nécessitera une expression orale très claire ou une schématisation par logiciel.

 

💡💡💡Nos conseils 💡💡💡

Pour les personnes à distance, vous pouvez leur proposer d’activer leur caméra et ainsi visualiser leurs réactions. En ce qui concerne les personnes présentes physiquement, une salle de conférence avec visio peut être préférable pour les participants se voient, même virtuellement. De plus, l’animation de l’atelier peut se faire avec un outil collaboratif permettant à chacun de réagir et s’exprimer, sans pour autant interrompre la personne qui parle, notamment avec la fonction « lever la main », désormais disponible dans les outils de visio (Zoom, Teams etc).

 

Et pour les animateurs ?

Les éléments mentionnés ci-dessus ajoutent en complexité pour les animateurs / facilitateurs. Durant des ateliers plus « classiques », il est déjà fréquent de devoir remanier le déroulé au dernier moment. Cela s’organise généralement de façon informelle pendant la pause. Dans une configuration hybride, les changements de déroulé sont d’autant plus compliqués à gérer que les facilitateurs ne sont pas forcément au même endroit.

 

💡💡💡Nos conseils 💡💡💡

Il est primordial d’avoir un canal de communication réservé aux organisateurs / facilitateurs. A tout moment, des informations pourront être échangées sur ce canal pour commenter l’avancement des groupes, changer un passage du déroulé, modifier une activité etc.

Il peut aussi être nécessaire de créer des sous-canaux pour chaque sous-groupe constitué pendant l’atelier, permettant de passer d’une visio collective à une visio en groupe. La multiplication de ces conversations n’est pas aisée mais elle reste nécessaire pour pouvoir échanger uniquement avec les interlocuteurs concernés.

 

En conclusion, l’animation d’un atelier sur un fonctionnement hybride demande un grand niveau d’adaptation pour échapper aux écueils du 100% distanciel et du 100% physique. Pour autant, s’il est bien mené, vous serez surpris par la qualité du travail fourni par vos participants, potentiellement répartis aux quatre coins de la planète.

Nous espérons que cet article vous donnera envie de tenter l’aventure en animant un atelier hybride !